Комплексная автоматизация – основа эффективного управления в АПК

В последние годы в аграрном секторе экономики России наблюдается приток частного отечественного и импортного капитала. Серьезные инвесторы - как правило, нефтяные, газовые и металлургические гиганты -  пришли в агробизнес после окончания приватизации промышленных предприятий; ориентируясь на Закон о земле, который дает возможность длительной аренды сельскохозяйственных земель, и как следствие, гарантий устойчивости этого вида бизнеса.

 Для большинства инвесторов проекты в агробизнесе представляют серьезные трудности. Зачастую специалисты предприятий на местах не обладают специальной подготовкой в сфере менеджмента, и, как следствие, не имеют опыта и квалификации управления в условиях рынка.  Быстрое вхождение российского агробизнеса в рынок создало определенный разрыв между объективными условиями деятельности и уровнем технологии управления, который в состоянии реализовать управленцы этих организаций. В условиях финансового и экономического кризиса, а также вступления страны в ВТО  особенно остро встала проблема управления и без того ограниченными в настоящее время финансовыми и материальными ресурсами предприятий.

Прежде всего, это минимизация затрат производства, эффективное использование высокопроизводительного импортного оборудования, дорогостоящих кормов и добавок, средств защиты растений, семян и удобрений, контроль расхода ГСМ при производстве кормов для животных, лечения, сохранения и наращивания  стада. Кроме того, в условиях западных санкций предприятиям АПК необходимо в полной мере использовать возможности, открываемые программой импортозамещения сельхозпродуктов.

 Все это ставит перед инвесторами и менеджментом предприятий необходимость изменения методов и подходов к управлению современным агрокомплексом, который является большим и сложным производственным организмом. В условиях экономического кризиса эффективно управлять таким предприятием можно только с использованием современной информационной системы, которая является реальным инструментом не только управления, но и гарантией выживания предприятия в условиях кризиса.

 В настоящее время проблемы управления на предприятиях АПК это, прежде всего:

• Отсутствие унификации учетной политики и внутреннего документооборота
• Нехватка квалифицированных специалистов по всем бизнес-процессам
• Отсутствие или неполнота регламентированных процедур учета
• Необходимость ведения трудоемкого ручного учета
• Плохая связь центрального офиса с удаленными подразделениями.

 Современные агрокомпании в России имеют в своем составе, как правило, управляющую компанию (УК), которая функционирует в Москве, Санкт-Петербурге или областных центрах и удаленные производственные площадки (отделения), расположенные в регионах России часто на значительном удалении от УК (до 200-500 км и более).

Специфика деятельности таких предприятий предполагает необходимость оперативной передачи данных о производственной деятельности за день, интеграции и консолидации данных, а также оперативного анализа информации о производственных показателях и товарно-материальных потоках в УК.

В условиях новых инвестиций руководители и инвесторы проявляют растущий интерес к комплексной автоматизации, прежде всего планирования производства и бюджетирования, оперативного (управленческого) производственного учета, контроля за материальными и финансовыми потоками.

 Постоянно развивающиеся и усложняющиеся правила бухгалтерского и налогового учета, всесторонний анализ деятельности, консолидация информации в рамках вертикально-интегрированных холдингов требовали создания тиражного программно-методического инструмента, обеспечивающего создание информационной системы для комплексной автоматизации управления и учета на основе единой базы данных. 

Функциональные возможности такой информационной системы должны обеспечить автоматизацию всего спектра функций контроля за ресурсами предприятия:

• бизнес-планирования в растениеводстве и животноводстве, включая
  • формирование технологических карт полей
  • расчет потребности в материально-технических и финансовых ресурсах, услугах сторонних организаций, прогноз потребности в ГСМ,
  • план заработной платы сотрудников в разрезе подразделений,
  • контроль динамики движения животных по местам содержания,
  • оперативный контроль за ходом полевых и ремонтных работ,
  • формирование и контроль исполнения бюджетов,
  • учет расчетов по аренде земельных паев,
  • интеграция с GPS-системами,
  • анализ структуры затрат в разрезе культур и полей (в том числе с учетом незавершенного производства)
  • анализ эффективности работы с/х техники и расхода ГСМ.

Используемые в настоящее время на агропредприятиях для решения этих задач средства – программы для автоматизации бухучета и электронные таблицы – не позволяют увидеть реальное положение дел, требуется большая трудоемкость ввода первичной информации за счет дублирования, отсутствует возможность формирования бизнес-плана и оперативных данных  о выполненных работах.

Существующие в мировой практике методы и средства автоматизации управления в агробизнесе не содержат российской специфики учета и по этой причине не могут быть использованы отечественными предприятиями.

 Так, например, популярная для свинокомплексов в Европе программа FARM (Нидерланды), обеспечивает только ведение производственного учета и, к тому же, имеет весьма ограниченные возможности настройки свободных отчетов самим пользователем.

В целом, в предназначенных для агробизнеса западных программных продуктах иначе, чем в России реализованы механизмы бюджетирования, планирования, бухгалтерского и налогового учета, расчета зарплаты и учета кадров, учета производства комбикормов с отражением многообразной управленческой специфики, сложившейся в сельском хозяйстве России.

 На отечественном рынке присутствует ограниченный круг программных продуктов, предназначенных, в основном, для автоматизации бухгалтерского учета и отдельных элементов учета. Однако существующие разработки

• не содержат методических средств и оригинальных форм управленческого учета
• имеют узкопрофильную направленность
• не обладают необходимой функциональностью при бизнес-планировании, оперативном учете и анализе деятельности
• не содержат специализированных аналитических средств управления агротехнологией
• не обеспечивают формирование и ведение единой базы данных предприятия
• реализованы на устаревших инструментальных средствах
• не обладают необходимой гибкостью в настройке под специфику конкретного предприятия.

 Для решения указанных проблем необходимы  унификация учета и документооборота, создание единой информационной системы агропредприятия на современной корпоративной платформе автоматизации.

 Такие возможности предоставляет совместное отраслевое решение нашей компании и ООО «1С» для предприятий АПК – конфигурация 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием, обеспечивающая комплексную автоматизацию функций управления и учета деятельности предприятий агробизнеса в растениеводстве и животноводстве, включая специфику структуры агрофирм и агрохолдингов. 

 Разработке программного обеспечения конфигурации предшествовали анализ существующих систем автоматизации учета и управления в агробизнесе и консультации с ведущими учеными аграрной отрасли Центрального Черноземья и специалистами агропредприятий различных регионов России.  Принципиальными отличиями конфигурации 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием от существующих программных продуктов для предприятий агробизнеса являются возможность комплексной автоматизации управления и учета на основе единой базы данных, широкая функциональность планирования, управленческого и регламентированного учета и анализа деятельности, обеспечивающая всесторонний и оперативный контроль за ресурсами предприятия, учет специфики агротехнологических процессов и работы импортного оборудования, мощный аппарат автоматизации формирования самим пользователем любых отчетных документов с использованием механизма интеграции различных показателей.

 В настоящее время конфигурация включает следующие подсистемы:

• Планирование сельхоздеятельности в растениеводстве
• Производственный учет сельхозработ и услуг в растениеводстве
• Планирование и Производственный учет КРС 
• Планирование и Производственный учет на свинокомплексе
• Учет работы автотранспорта
• Учет готовой продукции на току 
• Учет расчетов по аренде земельных паев
• Оптимизация размещения культур, агроэкологический паспорт поля
• Учет ТМЦ
• Учет основных средств
• Учет спецодежды
• Управление денежными средствами
• Управление запасами
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Кадровый учет и управление персоналом
• Расчет зарплаты
• Управление взаиморасчетами
• Расчеты с подотчетными лицами
• Учет кредитов и залогов
• Интеграция с GPS-системами
• Бюджетирование и финансовый учет.

Проекты комплексной автоматизации компания выполняет по технологии корпоративного внедрения в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2008.

 Для выполнения проекта комплексной автоматизации на базе конфигурации 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием мы формируем совместную рабочую группу специалистов нашей компании и предприятия, определяется регламент взаимодействия, разрабатывается устав проекта.

 Работы мы начинаем с обследования предприятия, регламентации учета и документооборота. Современные агропредприятия характеризуются высокой сложностью процессов управления. Большое количество работников и управленческого персонала, выполняющих существенно разные функции, предъявляет высокие требования к организации их совместной деятельности, координации и управлению этой деятельностью на всех уровнях предприятия.

 Локальные автоматизированные рабочие места позволяют во многом избавить специалистов от выполнения рутинных работ, ускорить выполнение задач сбора, обработки и представления информации.

 Однако «лоскутная» автоматизация не способна решить задачи, необходимые для повышения эффективности деятельности предприятия, а именно:

• унификация нормативно-справочной информации в масштабах предприятия (холдинга)
• организация ввода первичных данных без дублирования информации
• комплексная автоматизация управления и учета на единой корпоративной платформе в едином информационном пространстве
• обеспечение формирования средствами информационной системы утвержденного документооборота предприятия
• бюджетирование и консолидация информации в рамках холдинга (группы компаний)
• электронный обмен данными между филиалами и управляющей компанией, между предприятием и государственными органами.

 Собственно автоматизация управления возможна и, по-настоящему эффективна, только после упорядочивания документооборота и бизнес-процессов. Исходя из этих принципов, проект комплексной автоматизации наша компания выполняет следующим образом:

 На первом этапе выполняется детальное обследование, разработка и согласование с предприятием Схемы автоматизации, включающей:

• обоснование выбора программного продукта для создания информационной системы
• состав автоматизируемых бизнес-процессов, функций, задач, первичных документов и формируемых отчетов
• распределение рабочих мест системы по подразделениям предприятий   
• спецификацию технических средств
• регламент документооборота
• схему движения управленческих документов
• схему движения бухгалтерских документов
• состав данных для переноса из учетных систем, действующих на предприятии: справочники, остатки по счетам бухучета
• сроки и стоимость работ по переносу данных
• условия интеграции с программными продуктами, которые функционируют на предприятии и остаются в эксплуатации
• состав, сроки и стоимость доработки программного обеспечения для учета специфики предприятия
• сроки, стоимость и график обучения специалистов предприятия
• организационный план проекта.

 Для проведения детального обследования разработаны специальные опросники, формы и анкеты для сбора информации. Наши сотрудники непосредственно на предприятии обсуждают со специалистами систему управления и учета, существующий документооборот, проводят демонстрацию функциональных возможностей программных продуктов. Эта работа позволяет подготовить необходимый фундамент для этапа собственно автоматизации.

После согласования Схемы автоматизации на втором этапе проекта специалисты нашей компании выполняют полный комплекс работ, а именно:

• поставку, установку и настройку программных продуктов
• доработку программных продуктов для учета специфики предприятия
• разработку программ переноса данных из действующих учетных систем
• разработку процедур интеграции с продуктами, которые остаются в эксплуатации
• обучение и консультации пользователей
• передачу созданной информационной системы в эксплуатацию
• сопровождение и развитие информационной системы предприятия. 

 Для систематизации учета и документооборота специалисты нашей компании передают рабочей группе проекта собственные методические материалы, включающие описание структуры нормативно-справочной информации (НСИ), единый план счетов бухгалтерского и налогового учета, методику закрытия бухгалтерских счетов, методику учета затрат в сельском хозяйстве, схему соответствия бухгалтерских и налоговых счетов, методику расчета по паям, альбом типовых проводок по счетам бухгалтерского учета, формы  подготовки НСИ.

Использование этих материалов позволяет специалистам предприятия на начальном этапе проекта унифицировать и согласовать основные принципы учета и документооборота.

 Для оперативного формирования ядра базы данных информационной системы по согласованному составу показателей специалисты нашей компании выполняют программный перенос данных из действующей на предприятии системы автоматизации, а именно: справочники Основные средства, Номенклатура, Контрагенты, Физлица, остатки по счетам бухгалтерского учета.

 Обучение специалистов работе с системой проводится по специально разработанным планам, включающим полный функционал системы. В процессе обучения специалистов заказчика большое внимание уделяется распределению ролей и прав доступа пользователей к информации.

 По окончании тестирования каждой подсистемы специалисты нашей компании передают  специалистам предприятия рабочие инструкции по категориям пользователей (бухгалтера, агрономы, учетчики, экономисты, диспетчеры, расчетчики, финансисты).

 Проекты комплексной автоматизации компании включают работы по обеспечению возможности консолидации информации в рамках вертикально-интегрированных холдингов.

 К заказчику в договоре на проект мы предъявляем следующие условия сотрудничества:

• Создание рабочей группы ответственных специалистов
• Назначение руководителя проекта на уровне зам. руководителя предприятия
• Предоставление все необходимой информации о системе управления и учета предприятия
• Обеспечение бесперебойной работы вычислительной сети
• Подготовку и ввод нормативно-справочной информации 
• Выделение специалистов для прохождения обучения.

 Практика работы нашей компании показала результативность такого подхода к комплексной автоматизации. За последние 7 лет компания выполнила внедрение конфигурации 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием более чем в 75 агропредприятиях различного масштаба, например: агрохолдинг Каневской, агрохолдинг Русская земля, компания Новое поле, агропромышленная корпорация ДОН, агрохолдинг «Молвест», Башкирская мясная компания, ЭкоНива АПК Холдинг, агрокомплекс Мансурово, агропромышленный холдинг КоПИТАНИЯ, агрохолдинг АФГ-Националь, свинокомплексы Алексеевский бекон, Псковагроинвест, Тамбовский бекон, агрофирма Агро Виста Тамбов, агрохолдинг Красный Восток Агро, Группа компаний «Зеленая долина», агрохолдинг «Заречное» и многих других.

 Всего в течение 2009-2015 годов конфигурацию 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием приобрели и используют в своей работе более 230 агрокомпаний России.

 По оценкам представителей предприятий, эксплуатирующих конфигурацию, возможности созданной системы в части формирования бизнес-плана и бюджетов  обеспечили формирование широкого спектра плановых показателей, унификацию формируемых отчетных документов, предоставили специалистам инструмент для принятия решений о развитии агрокомпаний, а именно:

• оценку необходимых финансовых ресурсов за счет привлечения кредитов
• расчет плановой потребности в удобрениях, ГСМ и средствах защиты растений, который позволяет сократить затраты за счет закупки в межсезонье по более низким ценам
• оценку загрузки сельхозтехники, исходя из перечня необходимых работ в определенные периоды времени
• планирование оборота стада и потребности в кормах
• необходимость привлечения сторонней техники
• оптимизацию выбора культуры, исходя из предшественников и предпредшественников
• оценку плановой себестоимости и урожайности, исходя из вариантов размещения культур на полях.

Обеспечен оперативный контроль за ходом полевых и ремонтных работ в различных аналитических разрезах (поле, культура, механизатор, вид работ и т.д.), контроль за состоянием стада, учет готовой продукции животноводства, движения кормов, план-фактный анализ выполненных работ, формирование и контроль исполнения бюджетов, пользователи системы получили возможность формирования большого количества  аналитических отчетов, необходимых для принятия управленческих решений.

Автоматизирован трудоемкий процесс расчетов с пайщиками, примерно в 2 раза сократилось время на начисление и выплату арендной платы по паям, формирование расчетных ведомостей и отражение операций в учете, существенно упростился контроль расчетов.

В рамках проектов автоматизации наши специалисты выполнили интеграцию конфигурации 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием с ГИС «Панорама Агро», GPS-системой «НиваКонтроль», GPS-системой «Автограф», которая включала настройку параметров обмена программных продуктов и выгрузку в ГИС справочников: «Виды работ», «Культуры», «Поля», «Пункты отправки и назначения», «Классификатор единиц измерения», «Контрагенты», «Номенклатура», «Организации», «Основные средства», «Подразделения организаций», «Сотрудники организаций».

После синхронизации справочной информации была выполнена настройка документов «Путевой/учетный лист тракториста» и «Путевой лист автотранспорта» на основании соответствующих документов ГИС и загрузку из ГИС в базу данных системы информации о фактических механизированных работах (организация, заказчик, механизатор, поле, культура, техника, количество оборудования, вид работ, объем работ, количество часов, фактический расход ГСМ) и фактических работах водителя (организация, заказчик, автомобиль, водитель, вид работы, пункт отправки, пункт назначения, количество ездок, расстояние, общий вес, остатки при выезде и возврате, расход по факту).

Это позволило специалистам предприятий проводить сравнительный анализ учетных данных и показателей GPS-оборудования, определять узкие места в организации работ и контролировать объемы работ и потери ГСМ.

Автоматизация бюджетирования обеспечивает унификацию документов финансового планирования  и возможность автоматического расчета плановых значений бюджета. В части настройки системы бюджетирования формируются статьи оборотов по бюджетам, производится настройка источников фактических данных и моделей бюджетов, например: «План производства и потребления продукции», «Себестоимость продукции», «Калькуляция полной себестоимости продукции», «Потребление прямых ресурсов», «Общепроизводственные расходы», «Общехозяйственные расходы».

В животноводстве обеспечено планирование и развернутый (групповой и индивидуальный) производственный учет КРС и свиноводства.

При взвешивании на току готовой продукции, а также пакетированных семян, удобрений и средств защиты растений очень часто имеются злоупотребления, что приводит к существенным потерям. Эта проблема в продукте решена автоматическим съемом веса с электронных весов, что позволяет исключить потери и навести порядок в данном центре учета.

Возможности информационной системы в части бюджетирования и сельскохозяйственного планирования повышают эффективность ключевых процессов предприятия – закупок, производства, продаж и управления. Работа в единой системе практически исключает возможность ввода дублирующей информации, что обеспечивает достоверность аналитической информации. На протяжении всего проекта для специалистов предприятий действует горячая линия консультаций, ежемесячно наши специалисты проводят аудит базы данных системы с анализом ошибок в работе и рекомендациями по их устранению. Это позволяет специалистам предприятий быстрее приобретать практические навыки работы и осваивать информационную систему.

 Активное сопровождение в процессе опытной эксплуатации, использование методологических стандартов, широкие возможности  платформы 1С:Предприятие 8 обеспечивают внедрение конфигурации в течение 3-4 месяцев.

 Современная массовая платформа 1С:Предприятие 8, используемая в любом регионе России, гарантированно обеспечивает возможности сопровождения созданной системы.

 Информационная система, созданная на базе конфигурации 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием позволит руководителям и специалистам современного агропредприятия видеть реальную картину производства и оперативно управлять им, планировать, учитывать и анализировать движение финансов и товарно-материальных ценностей, маневрировать ими в сложных рыночных условиях.

 Менеджеры предприятий АПК получают инструмент для принятия эффективных управленческих решений, а инвесторам конфигурация 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием позволит сохранить свой бизнес и повысить инвестиционную привлекательность компании.

Текст и фото: Ю.Д. Гулянский, генеральный директор ООО «Черноземье ИНТЕКО»